Gasten-reis overzicht

Bijgewerkt op 2026-08-17

De Beheer → Automatische berichten pagina toont niet langer een saaie tabel maar een visuele gasten-reis timeline — van het moment dat iemand boekt tot na vertrek.

Hoe lees je het?

Je ziet een verticale lijn met lifecycle-stages:

• 🎫 Gast boekt
• 💳 Betaling ontvangen (voorschot of direct volledig)
• ✅ Volledig betaald (restbedrag)
• 📅 X dagen voor aankomst (pre-arrival, payment reminder)
• 🏠 Aankomstdag
• ⭐ X dagen na vertrek (review request)
• ⏱️ Boeking vervalt (niet betaald)
• ❌ Boeking geannuleerd

Op elke stage hangen de automatisaties als kaarten:

• 🟢 groen puntje = actief
• ⚫ grijs puntje = inactief (gepauzeerd)
• Blauwe template-badge (booking-confirmed, booking-fully-paid, …)
• Kanaalfilter in platte taal ("Alleen: direct, website" of "Alles behalve: booking.com, airbnb")
• 🔒 badge als de betaallink verborgen wordt (OTA boekingen)

Stages zonder automatisatie tonen een grijze "Geen email geconfigureerd" placeholder — zo zie je direct waar gaten zitten in je flow.

Je begint niet met een leeg schema: elke nieuwe omgeving krijgt meteen een standaard-set van zeven berichten (bevestiging direct én via OTA, betaling ontvangen, betaalherinnering, pre-arrival, vervallen boeking, annulering). Die kan je aanpassen, uitzetten of aanvullen — maar er vertrekt vanaf dag één een bevestiging naar je gasten.

WhatsApp op de tijdlijn

Naast de e-mailkaarten hangen op sommige stages ook WhatsApp-kaarten. Die zijn in BedFlow ingebouwd — je maakt ze niet zelf aan — maar hun tekst pas je aan via Berichtsjablonen.

Twee ervan vertrekken automatisch naar je gast:

• Pre-arrival, 2 dagen voor aankomst om 10:00 — check-in-uren + de link naar zijn persoonlijke gastpagina. Voor élke boeking, ook die uit Cubilis, Hostaway of een OTA-koppeling.
• Welkom op de aankomstdag, om 09:05, vlak na de welkomstmail van 09:00. Deze volgt je welkomstmail: staat die automatisatie op de aankomstdag niet aan, dan vertrekt er ook geen WhatsApp. Zo blijft de tijdlijn de waarheid.

Beide vertrekken alleen wanneer je pand een WhatsApp-koppeling heeft en de gast een mobiel nummer. Blijkt een nummer geen WhatsApp te hebben, dan onthoudt BedFlow dat en probeert het niet elke keer opnieuw — je ziet dan een waarschuwing bij de boeking. De welkomst-WhatsApp kan je ook los versturen met de knop in het kameroverzicht.

Nieuwe automatisatie toevoegen

Klik rechtsboven op Nieuwe automatisatie. Je komt in een 5-stappen wizard:

1. Wanneer? — Trigger type kiezen (booking_created, payment_received, days_before_arrival, …)
2. Voor welke boekingen? — Kanalen include/exclude (laat leeg voor iedereen)
3. Welke email? — Template kiezen uit de catalogus
4. Opties — Actief toggle, betaallink verbergen (voor OTA), betaaldeadline verbergen, volgorde
5. Samenvatting — live groene kaart die in één zin toont wat er gaat gebeuren. Verandert terwijl je aanpast.

Voorbeeld samenvatting:

"🎫 Bij boeking aangemaakt → stuur Booking Confirmed — enkel voor direct, website (zonder betaallink)"

Actief vs inactief

Elke rule heeft een Actief toggle. Standaard staan rules inactief als ik ze voor je aanmaak — zo kan je eerst de inhoud reviewen (via Email Templates) vóór ze live gaan.

Geen enkele email vertrekt als de rule inactief staat.