E-mailteksten bewerken
Bijgewerkt op 2026-08-25
Elke automatische email vertrekt vanuit een template met een titel, een onderwerp en een bodytekst per taal (NL / EN / FR / DE). Die teksten beheer je centraal via Beheer → Berichtsjablonen.
Wat staat er in deze pagina?
Een lijst van alle templates die BedFlow kent — booking-created, booking-confirmed, booking-fully-paid, booking-pre-arrival, booking-reminder, booking-cancelled, wellness-created, …
Per template zie je:
- Sleutel (technische identificatie, niet wijzigen)
- Onderwerp per taal (de subject-line in de inbox)
- Body per taal (de eigenlijke email-inhoud, met variabelen)
- Preview — open de testpreview om te zien hoe een echte mail er uitziet
Een template bewerken
- Open Beheer → Berichtsjablonen in de sidebar
- Klik de template die je wil aanpassen
- Bovenaan staan tabs voor NL · EN · FR · DE — elke taal heeft z'n eigen onderwerp en body
- Pas de tekst aan. Variabelen behoud je tussen accolades, bv.
{guest_first_name},{arrival_date},{total_amount},{guest_portal_url},{payment_link} - Klik Opslaan — direct actief, geen restart nodig
Afsluitende groet instellen
Elke gast-mail eindigt met een slotgroet en daaronder een naam. Standaard is dat de naam van je property, maar bovenaan Beheer → Berichtsjablonen vul je een eigen afsluitende groet in — bv. "Wim & Marilda - B&B BurgemeesterHuys".
- Geldt meteen voor alle automatische gast-mails van de property, in elke taal
- Leeg laten = BedFlow gebruikt gewoon de property-naam
- Klik Groet opslaan — direct actief, ook in de preview
Review-vraag na het verblijf
De template booking-review-request ("Review Request") vraagt de gast na het verblijf om een review — met een knop én een QR-code naar jouw reviewpagina (bv. je Google-reviewlink).
- Plak bovenaan Beheer → Berichtsjablonen je reviewlink in het veld Review-link en klik Link opslaan. Voor Google vind je die link in je Google Business-profiel ("Vraag om reviews"), in de vorm
https://g.page/r/…/review. - Maak onder Beheer → Automatische berichten een automatisatie met trigger X dagen na vertrek (bv. 1 dag) en kies de template Review Request.
De knop en de QR-code in de mail wijzen automatisch naar je link — je hoeft ze niet zelf in de tekst te zetten. Zolang het veld Review-link leeg is, wordt deze mail bewust niet verstuurd: een reviewvraag zonder link heeft geen zin.
Parkeerinstructies in de welkomstmail
De template booking-checkin-welcome ("welkom op de dag van aankomst") heeft een eigen veld parking_info: de parkeeruitleg die de gast in de mail ziet. Je bewerkt het per taal, zoals elk ander veld in de editor.
- Ingevuld = de tekst verschijnt als parkeerblok in de welkomstmail
- Leeg = de mail toont géén parkeerregel (tenzij er platformbreed een standaardtekst is ingesteld — dan geldt die)
Welke variabelen zijn beschikbaar?
| Variabele | Wat het invult |
|---|---|
| {guest_first_name} | "Jan" |
| {guest_last_name} | "Jansen" |
| {arrival_date} | "vrijdag 24 mei 2026" |
| {departure_date} | "zondag 26 mei 2026" |
| {nights} | 2 |
| {room_name} | "De Grote Suite" |
| {total_amount} | "€396,00" |
| {deposit_amount} | "€118,80" |
| {balance_amount} | "€277,20" |
| {payment_link} | Stripe-checkout URL |
| {guest_portal_url} | Magic-link naar het gastportaal |
| {cancellation_deadline} | "tot 7 dagen voor aankomst" |
| {property_name} | "B&B Burgemeestershof" |
| {property_phone} | "+32 470 00 99" |
Niet-bestaande variabelen worden vervangen door een leeg string — de mail blijft leesbaar maar voorkom dat liefst.
Veelgestelde vragen
Kan ik een eigen template toevoegen? Nee, de set templates is gekoppeld aan triggers. Wel kan je een bestaande template aanpassen of via Email-automatisaties een rule maken die een bestaande template inzet voor een nieuwe situatie.
Hoe test ik een email vóór hij naar gasten gaat? Klik Voorbeeld rechtsboven in de template-editor. BedFlow genereert een live mail met dummy-data. Je kan ook in Mail log echte verzonden mails bekijken.
Wat als een gast NL spreekt maar het OTA stuurt EN door?
Dan vertrekt de NL-versie, want BedFlow neemt guest_language van de boeking. Channex pusht dat veld bij elke OTA-boeking mee.
Gerelateerd
- Gasten-reis overzicht — wanneer welke template vertrekt
- Mail log — alle verstuurde mails terugzien