Modifier les textes d'e-mail
Mis à jour le 2026-08-25
Chaque e-mail automatique part d'un template avec un titre, un objet et un corps de texte par langue (NL / EN / FR / DE). Vous gérez ces textes centralement via Gestion → Modèles de messages.
Que contient cette page ?
Une liste de tous les templates connus de BedFlow — booking-created, booking-confirmed, booking-fully-paid, booking-pre-arrival, booking-reminder, booking-cancelled, wellness-created, …
Pour chaque template, vous voyez :
- Clé (identifiant technique, à ne pas modifier)
- Objet par langue (la subject-line dans la boîte de réception)
- Corps par langue (le contenu réel de l'e-mail, avec variables)
- Aperçu — ouvrez l'aperçu de test pour voir à quoi ressemble un vrai e-mail
Modifier un template
- Ouvrez Gestion → Modèles de messages dans la barre latérale
- Cliquez sur le template à modifier
- En haut, vous trouvez les onglets NL · EN · FR · DE — chaque langue a son propre objet et corps
- Modifiez le texte. Conservez les variables entre accolades, par exemple
{guest_first_name},{arrival_date},{total_amount},{guest_portal_url},{payment_link} - Cliquez sur Enregistrer — actif immédiatement, aucun redémarrage nécessaire
Définir la signature de fin
Chaque e-mail client se termine par une formule de politesse suivie d'un nom. Par défaut, c'est le nom de votre établissement, mais en haut de Gestion → Modèles de messages vous pouvez saisir votre propre signature de fin — par exemple « Wim & Marilda - B&B BurgemeesterHuys ».
- S'applique immédiatement à tous les e-mails automatiques de l'établissement, dans chaque langue
- Champ vide = BedFlow utilise simplement le nom de l'établissement
- Cliquez sur Enregistrer la signature — actif immédiatement, y compris dans l'aperçu
Demande d'avis après le séjour
Le template booking-review-request (« Review Request ») demande un avis à l'hôte après son séjour — avec un bouton et un code QR vers votre page d'avis (p.ex. votre lien d'avis Google).
- En haut de Gestion → Modèles de messages, collez votre lien d'avis dans le champ Lien d'avis et cliquez sur Enregistrer le lien. Pour Google, vous le trouvez dans votre profil Google Business (« Demander des avis »), sous la forme
https://g.page/r/…/review. - Sous Gestion → Messages automatiques, créez une automatisation avec le déclencheur X jours après le départ (p.ex. 1 jour) et choisissez le template Review Request.
Le bouton et le code QR de l'e-mail pointent automatiquement vers votre lien — inutile de les insérer vous-même dans le texte. Tant que le champ Lien d'avis est vide, cet e-mail n'est volontairement pas envoyé : une demande d'avis sans lien n'a pas de sens.
Instructions de parking dans l'e-mail de bienvenue
Le template booking-checkin-welcome (« bienvenue le jour de l'arrivée ») possède son propre champ parking_info : les instructions de parking que le client voit dans l'e-mail. Vous le modifiez par langue, comme tout autre champ de l'éditeur.
- Rempli = le texte apparaît comme bloc parking dans l'e-mail de bienvenue
- Vide = l'e-mail n'affiche aucune ligne parking (sauf si un texte par défaut est défini au niveau de la plateforme — celui-ci s'applique alors)
Quelles variables sont disponibles ?
| Variable | Ce qu'elle remplit |
|---|---|
| {guest_first_name} | « Jean » |
| {guest_last_name} | « Dupont » |
| {arrival_date} | « vendredi 24 mai 2026 » |
| {departure_date} | « dimanche 26 mai 2026 » |
| {nights} | 2 |
| {room_name} | « La Grande Suite » |
| {total_amount} | « €396,00 » |
| {deposit_amount} | « €118,80 » |
| {balance_amount} | « €277,20 » |
| {payment_link} | URL de checkout Stripe |
| {guest_portal_url} | Magic-link vers le portail client |
| {cancellation_deadline} | « jusqu'à 7 jours avant l'arrivée » |
| {property_name} | « B&B Burgemeestershof » |
| {property_phone} | « +32 470 00 99 » |
Les variables inexistantes sont remplacées par une chaîne vide — l'e-mail reste lisible mais mieux vaut éviter cette situation.
Questions fréquentes
Puis-je ajouter mon propre template ? Non, l'ensemble des templates est lié aux déclencheurs. En revanche, vous pouvez modifier un template existant ou créer une règle via Automatisations e-mail qui utilise un template existant dans un contexte nouveau.
Comment tester un e-mail avant qu'il n'aille aux clients ? Cliquez sur Aperçu en haut à droite de l'éditeur. BedFlow génère un e-mail en direct avec des données fictives. Vous pouvez également consulter les e-mails réellement envoyés dans le Mail log.
Que se passe-t-il si un client parle NL mais que l'OTA transmet EN ?
La version NL est envoyée, car BedFlow récupère guest_language depuis la réservation. Channex transmet ce champ à chaque réservation OTA.
Liens utiles
- Vue d'ensemble du parcours client — quand part quel template
- Mail log — retrouver tous les e-mails envoyés