Gérer les produits et extras
Mis à jour le 2026-10-18
Gestion → Produits
Vous gérez ici tous les extras qu'un client peut ajouter à sa réservation ou que vous mettez vous-même sur une facture : petit-déjeuner, une bouteille de cava, une séance de wellness, un lit supplémentaire, le nettoyage final, les boissons de votre honesty bar.
Ajouter un nouveau produit
- Ouvrez Gestion → Produits et cliquez sur Nouveau produit.
- Remplissez les sections (voir le tableau ci-dessous). Au minimum un Nom, une Catégorie et un Prix TVAC.
- Sous S'applique à ces unités/chambres, cochez les unités auxquelles le produit appartient.
- Cliquez sur Créer.
Les champs
| Section | Champ | Ce qu'il fait |
|---|---|---|
| Général | Nom | Tel que le client le voit, p. ex. « Séance wellness 2 h 30 » |
| Catégorie | Supplément, Wellness, Food & Beverage, Honesty bar ou Extra (voir plus loin) | |
| Ordre de tri | Numéro plus bas = plus haut dans les listes | |
| Actif | Les produits inactifs n'apparaissent pas dans le widget | |
| Description | Affichée avec le produit dans le widget de réservation | |
| Prix & TVA | Prix TVAC | Ce que paie le client |
| Réduction avec une nuitée | Montant déduit quand le client réserve le produit avec une chambre (voir plus loin) | |
| Taux de TVA | Le pourcentage de TVA de ce produit, p. ex. 6, 12 ou 21 | |
| Comportement dans le widget de réservation | Réservable via le widget | Affiché comme extra lors des réservations en ligne |
| Obligatoire à chaque réservation | Facturé automatiquement, le client ne peut pas le retirer. Voir Frais obligatoires | |
| Le client choisit la quantité | Le client choisit lui-même une quantité (de 1 à 20) ; sinon 1 pièce fixe | |
| Prix par personne | Prix × nombre de clients | |
| Prix par nuit | Prix × nombre de nuits | |
| S'applique à ces unités/chambres | Unités/chambres | Les unités auxquelles le produit appartient. Non cochée = pas affiché ni facturé pour cette unité |
| Image | Photo du produit | Apparaît dans la caisse, dans l'honesty bar sur la page invité et sur le menu QR du bar |
| Comptabilité | Compte général, Centre de coût | Pour l'export vers votre logiciel comptable. Le titre affiche le nom de votre logiciel connecté, p. ex. « Comptabilité (Yuki) » |
Exemple de calcul : Plateau de fromages en chambre à 18 €, réservable, Le client choisit la quantité et Prix par personne activés, Prix par nuit désactivé. Un groupe de 3 en choisit 2 : 2 × 3 × 18 € = 108 €.
Catégories
| Catégorie | Exemples | Particularité |
|---|---|---|
| Supplément | personne supplémentaire, lit supplémentaire, animal, départ tardif | Avec Prix par personne, c'est le supplément par personne supplémentaire : facturé automatiquement pour chaque personne au-delà de 2, par chambre |
| Wellness | séance wellness, heure supplémentaire, peignoir | Les clients peuvent réserver une séance de wellness. Voir Réservations wellness |
| Food & Beverage | supplément petit-déjeuner, bouteille de vin, tapas | Figure aussi dans la caisse |
| Honesty bar | boissons et snacks du minibar ou du frigo | Le client les coche lui-même sur sa page invité ; également dans la caisse et sur le menu QR du bar |
| Extra | tout ce qui ne trouve pas sa place ailleurs |
Supplément par personne supplémentaire (lit d'appoint)
Un produit de la catégorie Supplément avec Prix par personne est le supplément par personne supplémentaire. BedFlow le facture automatiquement pour chaque personne au-delà de 2, par chambre, à chaque réservation : via votre site web, lors d'une réservation dans l'admin et sur chaque devis. Le client ne peut pas le décocher et vous n'avez pas à l'ajouter vous-même.
- Qui compte : les adultes et les enfants prennent un lit et comptent. Les bébés dans un lit bébé ne comptent pas ; le widget a un compteur à part pour eux. Jusqu'à quel âge une personne est bébé ou enfant se règle dans Paramètres → Ma propriété → Enfants & bébés (Bébé jusqu'à l'âge de, Enfant jusqu'à l'âge de). Si chez vous un enfant compte comme adulte à partir de 6 ans, mettez Enfant jusqu'à l'âge de sur 5.
- Prix : le prix du produit, par nuit si Prix par nuit est activé. Un groupe de trois chambres de 2, 3 et 2 personnes paie pour 1 personne supplémentaire, pas pour 5.
- Où : uniquement pour les unités liées au produit.
- TVA : le supplément relève de l'hébergement et reçoit le même taux de TVA que la chambre (de votre jeu de taxes), pas le taux du produit.
- Sur la facture et l'e-mail : une ligne à part, p. ex. « Extra persoon op de kamer: 1 pers. × €40,00 × 4 nachten ». L'acompte en tient compte.
- Clients en plus ou en moins : si vous modifiez le nombre de clients d'une réservation existante (Modifier la réservation → Séjour → Nombre de clients), BedFlow adapte aussi le supplément. La différence apparaît comme solde ouvert sur la proforma ; un paiement reste tel quel. BedFlow ne modifie jamais une facture définitive : vous recevez alors une notification. Pour une réservation de plusieurs chambres, BedFlow ne choisit pas lui-même la chambre, et une réservation via une OTA (qui facture elle-même selon l'occupation) ne reçoit pas de supplément.
- Désactiver : mettez le produit sur inactif ou détachez-le de l'unité.
Si une unité accepte plus de 2 personnes sans supplément et sans prix d'occupation au-delà de 2 personnes, une troisième personne ne coûte rien. BedFlow affiche alors un avertissement sur le type de chambre (onglet Prix, section Personne supplémentaire), lors d'une nouvelle réservation et sur un devis, et vous envoie une notification quand une telle réservation arrive.
Pour les autres catégories, chaque client compte.
Réduction avec une nuitée
Dans la section Prix & TVA, vous indiquez pour chaque produit une Réduction avec une nuitée. Ce montant est déduit du prix quand le client réserve le produit avec une chambre : dans le devis, lors d'une réservation et sur votre site web. Par exemple 20 € sur une séance de wellness à 199 € : avec une nuitée, le client paie 179 €, sans nuitée 199 €.
- Vide ou 0 signifie pas de réduction. Chaque produit a son propre montant : un peignoir ou une personne supplémentaire n'a de réduction que si vous l'y mettez vous-même.
- La réduction ne descend jamais sous zéro.
- Un prix que vous saisissez vous-même dans un devis reste inchangé.
À quelles unités un produit est-il lié ?
Un produit apparaît dans le widget et est facturé pour les unités que vous cochez. Cela se fait à deux endroits, qui affichent la même liaison :
- sur le produit lui-même : section S'applique à ces unités/chambres ;
- sur l'unité : Paramètres → Types de chambre → modifiez le type de chambre → onglet Services & conditions → section Extras réservables dans le widget. Seuls les produits actifs qui sont Réservable via le widget ou Obligatoire à chaque réservation y figurent.
Vous proposez ainsi, par exemple, le pack linge uniquement pour la grande maison, et le supplément pour une personne supplémentaire uniquement pour les chambres qui peuvent accueillir une troisième personne. Le prix diffère selon l'unité (p. ex. nettoyage final d'un studio par rapport à une villa) ? Créez alors un produit distinct par prix et liez chacun aux bonnes unités.
La liste
La liste affiche pour chaque produit la photo, le nom, la catégorie, le prix, s'il figure dans le widget (Widget) et s'il est Actif. Vous pouvez filtrer sur Catégorie, Actif et Réservable.
Le menu en fin de ligne vous permet de consulter, modifier, Dupliquer ou supprimer un produit.
Dupliquer
Pratique pour les variantes. Créez « Petit-déjeuner standard », choisissez Dupliquer pour ce produit, nommez la copie « Petit-déjeuner végétarien » et adaptez le prix.
Honesty bar
Les produits de la catégorie Honesty bar apparaissent pendant le séjour sur la page invité. Le client coche ce qu'il a pris et chaque sélection arrive comme ligne sur sa facture ; vous le voyez immédiatement. Pour encoder vous-même les consommations au bar ou à la vitrine, utilisez la caisse (POS). Vous voulez que les clients scannent une boisson et la paient aussitôt ? Voir QR du bar.
Questions fréquentes
Mon produit n'apparaît pas dans le widget. Pourquoi ? Vérifiez trois choses : Actif est activé, Réservable via le widget est activé, et le produit est lié à l'unité que le client réserve.
Quel taux de TVA choisir ? Cela dépend du produit et du pays. En cas de doute, demandez à votre comptable. Le taux défini sur le produit est utilisé partout : dans le widget, sur la facture et dans la caisse. Une exception : le supplément par personne supplémentaire relève de l'hébergement et suit le taux de TVA de la chambre.
Puis-je masquer temporairement un produit sans le supprimer ? Oui, désactivez Actif.