Boekingen wijzigen, verplaatsen en afdrukken

Bijgewerkt op 2026-10-17

Al je boekingen staan op Dagelijks → Boekingen, tab Boekingen. Heeft je pand wellness, dan staat daarnaast de tab Wellness boekingen (zie Wellness-boekingen).

De boekingenlijst

• De lijst staat gesorteerd op aankomstdatum, de nieuwste eerst.
• De kolom Bron toont Direct (je eigen site, telefonisch of door jou ingevoerd) of Channex (via een kanaal zoals Booking.com).
• In het zoekveld zoek je op het boekingsnummer of op de klant: naam, e-mail of telefoonnummer.
• Met de filterknop filter je o.a. op klant, kamer of status. Een combinatie van filters die je vaak gebruikt, bewaar je als weergave.
• Rechtsboven: Nieuwe boeking (zie Handmatige boeking) en Lijst afdrukken.

Per boeking open je met de drie puntjes een menu met o.a. Bekijken, Bewerken, E-mail versturen en Verplaats naar kamer.

Snelkoppelingen bovenaan de lijst

Boven de lijst staan tabs die de lijst met één klik filteren. Het getal op elke tab is het aantal boekingen erin, altijd enkel van je eigen pand.

Klik op een boeking om ze te openen. Geannuleerde boekingen tellen niet mee bij aankomst, vertrek en in huis. Terug te betalen en Wacht op IBAN zie je enkel als je mag terugbetalen.

Een lijst afdrukken

• Lijst afdrukken opent in een nieuw tabblad een afdrukbare lijst van alle niet-geannuleerde boekingen van je pand, met Kamer, Gast, Aankomst, Vertrek en Status, gesorteerd op aankomst. Het afdrukvenster opent vanzelf. Je filters en zoekterm neemt de lijst niet over.
• Wil je enkel bepaalde boekingen, vink ze dan aan in de lijst en kies de bulkactie Geselecteerde afdrukken. Dan komen precies die boekingen op papier, ook geannuleerde.

Een boeking bekijken

Klik op een boeking of kies Bekijken. De detailpagina toont onder meer:

• Overzicht: status, bron, kanaal, aankomst, vertrek, nachten en totaalprijs;
• Gast-opmerkingen en de Interne notitie;
• Aankomst-verzoek: een aankomstuur dat de gast vroeg, met de status;
• Gast: naam, klant, Facturatie aan, e-mail, telefoon, land en taal;
• Gastenregistratie (verblijfsregister), als je die gebruikt;
• Verblijf en per kamer de bezetting, het tarief en de tariefoptie;
• Financieel: totaal, reeds betaald, openstaand en voorschot.

Een boeking bewerken

Klik op Bewerken (of in het kameroverzicht op Boeking bewerken). Je past er o.a. aan:

• Status;
• Gast-opmerkingen en Interne notitie (zie hieronder);
• Aankomst-verzoek: het gevraagde uur en de Status verzoek (In afwachting, Goedgekeurd, Geweigerd);
• Gast: gastnaam, een apart WhatsApp-nummer, land en taal van de berichten;
• Facturatie aan: naar wie de factuur gaat (zie Handmatige boeking → Naar wie wordt gefactureerd?);
• Verblijf: aantal gasten, bedvoorkeur, roken;
• Financieel: o.a. Betaling niet verplicht (sla de betaaldeadline over, bv. voor een vaste zakelijke klant).

Klik op Wijzigingen opslaan.

Aankomst en Vertrek kan je hier niet rechtstreeks aanpassen. Daarvoor dient de knop Verleng / wijzig datums.

Interne notitie

Een notitie voor jou en je team, bv. "komt laat, sleutel in de brievenbus" of "allergisch aan noten". De gast krijgt ze nooit te zien. Ze staat als geel regeltje op de tegels van vandaag in het kameroverzicht en in de house-manager digest.

De datums wijzigen of het verblijf verlengen

1. Open de boeking met Bewerken.
2. Klik bovenaan op Verleng / wijzig datums.
3. Kies in het venster Datums wijzigen / verlengen de nieuwe Aankomst en Vertrek.
4. Onder Prijsvergelijking zie je de huidige prijs en de nieuwe prijs (inclusief een eventuele verblijfsduurkorting, zonder toeristenbelasting).
5. Laat Nieuwe prijs toepassen aan om de factuur te herberekenen, of zet het uit om de factuur te laten zoals ze is.
6. Klik op Doorvoeren.

BedFlow controleert of de kamer vrij is. Staat er een andere boeking of een blokkade in de weg, dan krijg je "Wijziging geweigerd" met wat er in de weg staat.

Een boeking van Booking.com of een ander kanaal laat je bij voorkeur wijzigen via dat kanaal; de wijziging komt dan vanzelf in BedFlow binnen.

In het kameroverzicht kan je de datums van een rechtstreekse boeking ook wijzigen door de rand van de balk te slepen. In het venster Booking aanpassen kies je dan Pas nieuwe prijs toe (€…) of Behoud oude prijs (€…).

Naar een andere kamer verplaatsen

Is een kamer niet klaar, of wil je een gast upgraden? Er zijn vier manieren.

Bij een boeking van een kanaal blijft de reservatie bij het kanaal op de oorspronkelijke kamer staan. De oude kamer komt op het kanaal weer vrij: blokkeer ze apart als ze nog niet gepoetst is.

Eén mail (opnieuw) versturen

Wil je de gast een automatische mail sturen of opnieuw sturen, bv. de bevestiging zodra je zijn e-mailadres hebt? Kies E-mail versturen (in de lijst, of bovenaan bij bekijken of bewerken).

• Template: een van de automatische mails van je pand, met erbij wanneer die normaal vertrekt.
• Naar: staat al op het e-mailadres van de boeking; je mag het aanpassen zonder dat de boeking verandert.
• Taal van de gast staat erbij ter info.

Klik op Nu versturen. De mail vertrekt meteen en verschijnt in de communicatielog. Een betaalherinnering voor een boeking die al betaald is, stuurt BedFlow niet. Deze actie verschijnt enkel als je pand actieve automatische berichten heeft (zie Gasten-reis overzicht).

Een proforma aanmaken

Heeft een boeking nog geen factuur (bv. na het overzetten van boekingen uit een ander systeem), dan staat bovenaan de knop Proforma aanmaken. BedFlow maakt een proforma met het volgende nummer van je pand. Voor meerdere boekingen tegelijk: vink ze aan in de lijst en kies de bulkactie Proforma's aanmaken. Boekingen die al een factuur hebben en geannuleerde boekingen worden overgeslagen.

Een boeking annuleren

• In het kameroverzicht: klik op de boeking en kies Boeking volledig annuleren → Ja, annuleer. De boeking en de factuur komen op geannuleerd, de datums komen vrij (ook op je kanalen) en de gast krijgt een annulatiemail, plus een WhatsApp als je WhatsApp gekoppeld hebt.
• Op de boekingspagina: open de boeking via Dagelijks → Boekingen en klik bovenaan op Boeking annuleren. Je krijgt hetzelfde venster als in het kameroverzicht, met de sectie Terugbetalen. Na het annuleren herlaadt de pagina en zie je bovenaan meteen het blok van de terugbetaling.
• Bij bewerken: zet de Status op Geannuleerd en klik op Wijzigingen opslaan. De datums komen vrij, maar er vertrekt geen annulatiemail naar de gast.

Een boeking van Booking.com of een ander kanaal annuleer je via dat kanaal; de annulering komt vanzelf in BedFlow binnen.

Had de boeking al een definitieve factuur, dan maakt BedFlow er een creditnota voor wat de gast niet meer verschuldigd is. Zie Facturatie, onder Creditnota's.

Terugbetalen bij annuleren

Heeft de gast al iets betaald, dan staat in Annuleren bevestigen? (in het kameroverzicht én op de boekingspagina) ook de sectie Terugbetalen. Je ziet er elke betaling met de betaalwijze, de datum en het bedrag.

• BedFlow stelt een bedrag voor volgens je annuleringsvoorwaarden: alles terug binnen de gratis annuleringstermijn, niets bij een niet-terugbetaalbaar tarief, en bij een late annulering het betaalde min je annuleringskost. Je kan het bedrag aanpassen, maar nooit hoger zetten dan wat er betaald werd.
• Via Stripe of Mollie: betaalde de gast online via Stripe of Mollie, dan staat de sectie standaard aan en stort de betaalprovider het bedrag terug op de kaart of rekening waarmee de gast betaalde. Weigert de provider, dan blijft de boeking staan, tenzij je Toch annuleren als de provider de terugbetaling weigert aanvinkt. De terugbetaling staat meteen als negatieve betaling op de factuur.
• Manueel / overschrijving: voor Bancontact, cash of een overschrijving. Je vult zelf geen rekeningnummer in. De gast krijgt in zijn annulatiemail een knop Vul uw rekeningnummer in voor de terugbetaling van €…, naar een beveiligde pagina waar hij zijn naam en IBAN invult. BedFlow controleert de IBAN (lengte per land en controlegetal), zodat een tikfout meteen opvalt. De link blijft 60 dagen geldig; vult de gast na drie dagen nog niets in, dan krijgt hij één herinnering.

Overschrijven: zodra de gast zijn IBAN invulde, krijg je een melding in de app en op Telegram. In die melding staat een link die de boeking meteen opent. Alle terugbetalingen die op jou wachten, vind je ook bovenaan de boekingenlijst onder Terug te betalen. Open de boeking: bovenaan staat Terugbetaling klaar om over te schrijven met de begunstigde, de IBAN, het bedrag en de mededeling, elk met een knop Kopiëren. Plak ze in je bankapp en schrijf over. Gebruik precies die mededeling: zo punt je boekhouding de terugbetaling af tegen de oorspronkelijke betaling. Klik daarna op Markeer als overgeschreven. Pas dan komt de terugbetaling als negatieve betaling op de factuur en zakt het betaalde bedrag overal mee: boeking, factuur, betalingen en app. Zolang je niet markeert, kan de gast zijn gegevens nog aanpassen; ben je het na drie dagen vergeten, dan krijg je één herinnering. Ging het geld anders terug, of reageert de gast niet, kies dan Aanvraag intrekken. BedFlow verplaatst zelf nooit geld.

Later terugbetalen: open de geannuleerde boeking via Dagelijks → Boekingen en klik bovenaan op Terugbetalen. De knop staat er zolang er nog betaald bedrag op de boeking staat, ook als je via Bij bewerken annuleerde. Kies je daar voor een overschrijving, dan krijgt de gast meteen een korte mail met de link om zijn rekeningnummer in te vullen.

Terugbetalen mag wie boekingen mag wijzigen of de facturatie beheert. Enkel die gebruikers zien de volledige IBAN; in meldingen staat hij afgeschermd, bv. BE71 •••• •••• 6769.

Veelgestelde vragen

Waar vind ik de betaallink voor een gast? Vraagt de boeking een betaling, dan staat de betaallink in de bevestigingsmail. Stuur die opnieuw met E-mail versturen. De gast kan ook betalen via zijn gastenpagina.

Kan ik een boeking verplaatsen die uit meerdere kamers bestaat? Ja, met Kamer wijzigen bij bewerken: je kiest eerst welke kamer van de boeking verhuist. Slepen en Verplaats naar kamer werken enkel voor boekingen met één kamer.

Gerelateerd

• Het kameroverzicht
• Inchecken, uitchecken en afrekenen
• Handmatige boeking