Промяна, преместване и отпечатване на резервации
Обновено на 2026-10-17
Всичките ви резервации са в Ежедневно → Резервации, раздел Резервации. Ако обектът ви има wellness, до него има и раздел Wellness резервации (вижте Wellness резервации).
Списъкът с резервации
- Списъкът е подреден по дата на пристигане, най-новите първи.
- Колоната Източник показва Директно (собственият ви сайт, по телефона или въведена от вас) или Channex (през канал като Booking.com).
- В полето за търсене търсите по номер на резервацията или по клиента: име, имейл или телефонен номер.
- С бутона за филтри филтрирате между другото по клиент, стая или статус. Комбинация от филтри, която използвате често, запазвате като изглед.
- Горе вдясно: Нова резервация (вижте Ръчна резервация) и Отпечатване на списък.
За всяка резервация с трите точки отваряте меню с между другото Преглед, Редактиране, Изпращане на имейл и Преместване в стая.
Бързи връзки над списъка
Над списъка има раздели, които го филтрират с едно щракване. Числото на всеки раздел е броят на резервациите в него, винаги само за вашия обект.
| Раздел | Показва |
|---|---|
| Всички | Целия списък, без филтър. Това е изгледът по подразбиране. |
| За възстановяване | Резервации, за които гостът въведе своя IBAN за възстановяване: сега е ваш ред да направите превода. Числото става червено веднага щом има една. |
| Чака IBAN | Възстановявания, за които гостът още трябва да въведе номера на сметката си. |
| Пристигащи днес | Кой пристига днес. |
| Заминаващи днес | Кой заминава днес. |
| Настанени | Кой е отседнал при вас в момента: пристигнал и още не е напуснал. Гост, който пристига днес, се брои веднага щом го регистрирате. |
Щракнете върху резервация, за да я отворите. Анулираните резервации не се броят при пристигащи, заминаващи и настанени. Разделите За възстановяване и Чака IBAN виждате само ако имате право да възстановявате плащания.
Отпечатване на списък
- Отпечатване на списък отваря в нов раздел списък за печат с всички неанулирани резервации на обекта ви, с Стая, Гост, Пристигане, Заминаване и Статус, подредени по пристигане. Прозорецът за печат се отваря автоматично. Списъкът не взема предвид филтрите и търсенето ви.
- Ако искате само определени резервации, отметнете ги в списъка и изберете груповото действие Отпечатване на избраните. Тогава на хартия излизат точно тези резервации, включително анулирани.
Преглед на резервация
Кликнете върху резервация или изберете Преглед. Страницата с детайли показва между другото:
- Обзор: статус, източник, канал, пристигане, заминаване, нощувки и обща цена;
- Забележки на госта и Вътрешната бележка;
- Заявка за пристигане: час на пристигане, поискан от госта, със статуса;
- Гост: име, клиент, Фактуриране на, имейл, телефон, държава и език;
- Регистрация на гостите (регистър за настаняване), ако я използвате;
- Престой и за всяка стая заетостта, тарифата и тарифната опция;
- Финанси: обща сума, вече платено, неплатено и капаро.
Редактиране на резервация
Кликнете върху Редактиране (или в прегледа на стаите върху Редактиране на резервацията). Там променяте между другото:
- Статус;
- Забележки на госта и Вътрешна бележка (вижте по-долу);
- Заявка за пристигане: поискания час и Статус на заявката (Изчакваща, Одобрена, Отказана);
- Гост: име на госта, отделен WhatsApp номер, държава и език на съобщенията;
- Фактуриране на: на кого отива фактурата (вижте Ръчна резервация → На кого се издава фактурата?);
- Престой: брой гости, предпочитание за легло, пушене;
- Финанси: между другото Плащането не е задължително (пропуска крайния срок за плащане, напр. за постоянен фирмен клиент).
Кликнете върху Запазване на промените.
Пристигане и Заминаване не можете да промените тук директно. За това служи бутонът Удължаване / промяна на датите.
Вътрешна бележка
Бележка за вас и екипа ви, напр. „идва късно, ключът е в пощенската кутия" или „алергичен към ядки". Гостът никога не я вижда. Тя стои като жълт ред в плочките за днес в прегледа на стаите и в house-manager digest.
Промяна на датите или удължаване на престоя
- Отворете резервацията с Редактиране.
- Кликнете горе върху Удължаване / промяна на датите.
- В прозореца Промяна на датите / удължаване изберете новите Пристигане и Заминаване.
- В Сравнение на цените виждате текущата и новата цена (включително евентуална отстъпка за продължителност на престоя, без туристически данък).
- Оставете Прилагане на новата цена включено, за да се преизчисли фактурата, или го изключете, за да остане фактурата непроменена.
- Кликнете върху Прилагане.
BedFlow проверява дали стаята е свободна. Ако друга резервация или блокиране пречи, получавате „Промяната е отказана" с информация какво пречи.
Резервация от Booking.com или друг канал е за предпочитане да се промени през този канал; тогава промяната автоматично пристига в BedFlow.
В прегледа на стаите можете да промените датите на директна резервация и като плъзнете ръба на лентата. В прозореца Промяна на резервацията тогава избирате Прилагане на новата цена (…€) или Запазване на старата цена (…€).
Преместване в друга стая
Стаята не е готова или искате да дадете на госта по-добра стая? Има четири начина.
| Начин | Къде | Добре е да знаете |
|---|---|---|
| Преместване в стая | Списък с резервации, три точки | Работи и за резервации от Booking.com и други канали. Цената остава същата, а цифровият ключ следва госта в новата стая. BedFlow проверява дали стаята е свободна от други резервации. Не е за резервация с няколко стаи. |
| Промяна на стаята | Горе при Редактиране | Също и за резервация с няколко стаи: първо изберете коя стая. Цената остава същата. Проверете сами дали новата стая е свободна. |
| Смяна на стаята | Горе при Преглед | Само ако използвате Групиране на типовете стаи: друга стая от същия тип, със „свободна" или „заета". Вижте Типове стаи с няколко стаи. |
| Плъзгане | Прегледът на стаите, времева линия | Само за директни резервации с една стая. Прозорецът Преместване на резервацията показва разликата в цената; потвърдете с Преместване. |
При резервация от канал резервацията при канала остава в първоначалната стая. Старата стая се освобождава в канала: блокирайте я отделно, ако още не е почистена.
Изпращане (или повторно изпращане) на един имейл
Искате да изпратите или да изпратите отново на госта автоматичен имейл, напр. потвърждението, щом получите имейл адреса му? Изберете Изпращане на имейл (в списъка или горе при преглед или редактиране).
- Шаблон: един от автоматичните имейли на обекта ви, с информация кога обикновено се изпраща.
- До: вече е попълнен с имейл адреса на резервацията; можете да го промените, без резервацията да се промени.
- Езикът на госта е показан за информация.
Кликнете върху Изпращане сега. Имейлът се изпраща веднага и се появява в дневника на комуникацията. Напомняне за плащане за резервация, която вече е платена, BedFlow не изпраща. Това действие се появява само ако обектът ви има активни автоматични съобщения (вижте Пътят на госта — преглед).
Създаване на проформа
Ако резервация още няма фактура (напр. след прехвърляне на резервации от друга система), горе има бутон Създаване на проформа. BedFlow създава проформа със следващия номер на обекта ви. За няколко резервации наведнъж: отметнете ги в списъка и изберете груповото действие Създаване на проформи. Резервациите, които вече имат фактура, и анулираните резервации се пропускат.
Анулиране на резервация
- В прегледа на стаите: кликнете върху резервацията и изберете Пълно анулиране на резервацията → Да, анулирай. Резервацията и фактурата стават анулирани, датите се освобождават (включително в каналите ви) и гостът получава имейл за анулиране, плюс WhatsApp, ако сте свързали WhatsApp.
- На страницата на резервацията: отворете резервацията през Ежедневно → Резервации и натиснете горе Анулиране на резервацията. Получавате същия прозорец като в прегледа на стаите, с раздела Възстановяване. След анулирането страницата се презарежда и блокът за възстановяването веднага се появява горе.
- При редактиране: задайте Статус Анулирана и кликнете върху Запазване на промените. Датите се освобождават, но до госта не се изпраща имейл за анулиране.
Резервация от Booking.com или друг канал анулирате през този канал; анулирането автоматично пристига в BedFlow.
Ако резервацията вече е имала окончателна фактура, BedFlow създава кредитно известие за сумата, която гостът вече не дължи. Вижте Фактуриране, в раздел Кредитни известия.
Възстановяване на сума при анулиране
Ако гостът вече е платил нещо, в Потвърждавате ли анулирането? (в прегледа на стаите и на страницата на резервацията) се показва и разделът Възстановяване. Там виждате всяко плащане с начина на плащане, датата и сумата.
- BedFlow предлага сума според условията ви за анулиране: всичко се връща в рамките на безплатния срок за анулиране, нищо при невъзстановима тарифа, а при късно анулиране — платеното минус таксата ви за анулиране. Можете да промените сумата, но никога над платеното.
- Чрез Stripe или Mollie: ако гостът е платил онлайн чрез Stripe или Mollie, разделът е включен по подразбиране и доставчикът на плащания връща сумата по картата или сметката, с която гостът е платил. Ако доставчикът откаже, резервацията не се анулира, освен ако не отметнете Анулирай въпреки това, ако доставчикът откаже възстановяването. Възстановяването веднага се появява като отрицателно плащане във фактурата.
- Ръчно / банков превод: за Bancontact, в брой или банков превод. Вие не въвеждате номер на сметка. В имейла за анулиране гостът получава бутон Въведете номера на сметката си за възстановяване на …, който отваря защитена страница, където той въвежда името си и IBAN. BedFlow проверява IBAN (дължина за всяка държава и контролни цифри), така че печатна грешка се забелязва веднага. Връзката е валидна 60 дни; ако гостът не е попълнил нищо след три дни, получава едно напомняне.
Превеждане: щом гостът въведе IBAN, получавате известие в приложението и в Telegram. В това известие има линк, който отваря резервацията директно. Всички възстановявания, които ви чакат, намирате и най-горе в списъка с резервации, в раздела За възстановяване. Отворете резервацията: горе стои Възстановяване, готово за превод с получателя, IBAN, сумата и основанието, всяко с бутон Копиране. Поставете ги в банковото си приложение и направете превода. Използвайте точно това основание: така счетоводството ви свързва възстановяването с първоначалното плащане. След това натиснете Маркирай като преведено. Едва тогава възстановяването се появява като отрицателно плащане във фактурата, а платената сума намалява навсякъде: резервация, фактура, плащания и приложение. Докато не маркирате, гостът може да промени данните си; ако забравите за три дни, получавате едно напомняне. Ако парите са върнати по друг начин или гостът не отговаря, изберете Оттегляне на заявката. BedFlow никога сам не прехвърля пари.
Възстановяване по-късно: отворете анулираната резервация през Ежедневно → Резервации и натиснете горе Възстановяване. Бутонът е там, докато по резервацията има платена сума, също и ако сте анулирали При редактиране. Ако там изберете банков превод, гостът веднага получава кратък имейл с връзката за въвеждане на номера на сметката.
Възстановяване могат да правят всички, които могат да променят резервации или да управляват фактурирането. Само тези потребители виждат пълния IBAN; в известията той е скрит, напр. BE71 •••• •••• 6769.
Често задавани въпроси
Къде да намеря линка за плащане за гост? Ако резервацията изисква плащане, линкът за плащане е в имейла за потвърждение. Изпратете го отново с Изпращане на имейл. Гостът може да плати и чрез своята страница за гости.
Мога ли да преместя резервация, която се състои от няколко стаи? Да, с Промяна на стаята при редактиране: първо избирате коя стая от резервацията се мести. Плъзгането и Преместване в стая работят само за резервации с една стая.