WhatsApp-Vorlagen bearbeiten

Aktualisiert am 2026-08-20

WhatsApp-Vorlagen bearbeiten

Jede automatische WhatsApp-Nachricht, die BedFlow an deine Gäste sendet, basiert auf einer zentralen Vorlage — genau wie die E-Mail-Texte. Du verwaltest sie über Verwaltung → Nachrichtenvorlagen, im Abschnitt WhatsApp templates.

Tipp: Verwaltung → Automatische Nachrichten zeigt die komplette Gäste-Reise-Timeline mit jeder E-Mail und WhatsApp-Nachricht pro Moment. Klicke dort auf eine WhatsApp-Karte und du landest direkt im richtigen Vorlagen-Editor.

Um welche Nachrichten geht es?

• Willkommen am Anreisetag — geht am Anreisetag automatisch um 09:05 Uhr raus
• Willkommen am Empfang — geht raus, wenn du selbst auf Einchecken klickst. Lässt du diese Vorlage leer, bekommt der Gast genau dieselbe Nachricht wie oben; füllst du sie aus, bekommt er am Empfang deinen kürzeren Text (praktisch, wenn er die Parkhinweise am Morgen schon gelesen hat)
• Schnellknöpfe in der Planung — „Zimmer bereit", „Checkout" und „Frühstück" (die Knöpfe im WhatsApp-Fenster einer Buchung). Bietest du Wellness an, kommt ein vierter Schnellknopf dazu
• Buchung storniert — nach einer manuellen Stornierung in der Planung
• Pre-Arrival — zwei Tage vor Anreise, mit den Check-in-Zeiten
• Zahlung erhalten — Bestätigung nach vollständiger Zahlung oder Anzahlung (mit Restbetrag)
• Buchung abgelaufen — wenn eine unbezahlte Buchung automatisch verfällt
• Housekeeping — die Tagesübersicht und der persönliche Link für deine Reinigungskräfte
• Wellness — gebucht (mit Zahlungslink), bezahlt, zum Aufenthalt hinzugefügt, abgelaufen und die Saldo-Erinnerung nach der Sitzung

Der Link zur Gästeseite

Den musst du nicht selbst einfügen. Bei den beiden Willkommensnachrichten und Pre-Arrival hängt BedFlow die persönliche Gästeseite dieser Buchung automatisch ans Ende der Nachricht — bei der Willkommensnachricht zusammen mit den Knöpfen zum Türöffnen, falls du Schlösser gekoppelt hast.

Deshalb findest du dafür keine Variable im Panel rechts: Jeder Gast bekommt seinen eigenen, zeitlich begrenzt gültigen Link, der also nicht als fester Text in einer Vorlage stehen kann. Fügst du trotzdem selbst einen Link ein, steht er zweimal in der Nachricht. Im Editor tragen diese beiden Vorlagen einen Kasten Gut zu wissen, der dich daran erinnert.

Du möchtest einen Gästeseiten-Link in einer Nachricht, die du selbst tippst? Das geht: unter Täglich → Nachrichten steht über dem Textfeld der Knopf 🔗 Gästeseite.

Eine Vorlage bearbeiten

1. Öffne Verwaltung → Nachrichtenvorlagen und klicke eine Vorlage im Abschnitt WhatsApp templates
2. Wähle oben die Sprache: NL · EN · FR · DE — jede Sprache hat ihren eigenen Text und der Gast bekommt automatisch den richtigen
3. Passe den Text an; Variablen wie {{ $firstName }} oder {{ $propertyName }} bleiben stehen (klicke im Variablen-Panel rechts, um eine einzufügen)
4. Klicke Speichern — sofort aktiv. Oder nutze Speichern & in alle Sprachen übersetzen, um deine Änderung direkt per DeepL übersetzen zu lassen

Rechts siehst du eine WhatsApp-Vorschau des Textes als Chat-Blase. Einen Betreff gibt es nicht — WhatsApp kennt keinen.

Pro Unterkunft

Eine Änderung gilt nur für die Unterkunft, in der du arbeitest. Solange du nichts änderst, verwendet BedFlow einen neutralen Standardtext mit dem Namen deiner Unterkunft. Gut zu wissen: unterkunftsspezifische Infos wie „Eingang um die Ecke", Parkhinweise oder deine Wellness-Ausstattung trägst du selbst in die Vorlage ein — dann bekommt jeder Gast deinen Text, in seiner Sprache.

Reset setzt eine Sprache auf den Standardtext zurück.

Eigene Vorlagen anlegen

Die Schnellknöpfe in der Planung liegen fest: Du kannst ihren Text ändern, aber keine neuen anlegen. Willst du eine eigene Liste — etwa abweichende Check-in-Zeiten für einen bestimmten Tag — nutze Täglich → Nachrichten. Klicke dort auf ⚙️ Vorlagen verwalten und dann auf + Vorlage hinzufügen: Name, Text, fertig (bis zu 30 Stück).

Über dem Textfeld findest du Knöpfe für Variablen wie Vorname, Anreisedatum, Check-in ab, WLAN-Passwort und den Gästeseiten-Link. Sie werden mit den Daten der Buchung gefüllt, an die du schreibst.

Eine Nachricht an einen einzelnen Gast senden

• Täglich → Verfügbarkeit: Klicke auf das grüne WhatsApp-Symbol der Buchung, wähle eine Schnellnachricht, passe den Text bei Bedarf an und sende
• Täglich → Nachrichten: Wähle das Gespräch, klicke deine Vorlage an und sende. Das funktioniert auch für Booking.com- und Airbnb-Chats